Innan kopplingen
- 01
Bestäm kontoplan för försäljningen
Varje produktgrupp ska peka på ett försäljningskonto med rätt moms – mat, alkohol och övrigt hålls isär.
- 02
Mappa varje betalsätt
Kort, Swish, presentkort, faktura och rumsnota ska hamna på olika konton, så att avstämningen mot bank och PMS fungerar.
- 03
Bestäm hur dricks bokförs
Dricks som går via kortterminalen behöver ett eget konto – annars ser försäljningen större ut än den är.
När Z bokförs
- 04
Bokför först när Z är låst
En Z-rapport som kan ändras i efterhand ska inte bli ett verifikat. Bokför när dagen är stängd.
- 05
Bifoga underlaget
Verifikatet blir lättare att granska om Z-rapporten följer med som PDF.
- 06
Håll isär det som bokförs någon annanstans
Rumsnotor som debiteras i hotellets PMS ska inte bokföras en gång till via kassans Z.
Efteråt
- 07
Stäm av mot banken varje vecka
Kortinbetalningar ska matcha kortförsäljningen på Z – minus avgifter. Avvikelser är lättare att hitta tidigt.
- 08
Behåll en exportväg till byrån
Även med automatisk bokföring är det bra att kunna ta ut SIE4 om byrån eller revisorn behöver det.